Tien x regelen en organiseren
M.organiseert is in te zetten voor het regelen en organiseren van..........alles. Ons specialisme is het organiseren van congressen, bijeenkomsten, workshops, masterclasses, vergaderingen, webinars, hybride bijeenkomsten, studiereizen en dergelijke, veelal in de medische sfeer. Maar ook daarbuiten heeft men het belang van een persoonlijk organisator ontdekt.
Vanaf uw eerste idee tot en met de daadwerkelijke uitvoering nemen wij u graag de zorg uit handen. Voor sommige initiatiefnemers is het moeilijk om de organisatie uit handen te geven. Dat is niet gek, u heeft immers al veel tijd in de voorbereiding gestoken. Bij M.organiseert houdt u echter altijd de controle. Houdt u liever zelf een deel van de taken in beheer? Ook dat kan, u bepaalt zelf welke diensten u afneemt en welke niet.
Organiseren begint met een M!
1) Congresplanning
Logistieke organisatie:
- opstellen tijdsplanning;
- opstellen draaiboek;
- overleg met organisatiecomité.
2) Deelnemersregistratie
- voeren van het secretariaat en optreden als aanspreekpunt voor deelnemers/sprekers;
- verwerken van registraties deelnemers/sprekers;
- financiële administratie;
- contact onderhouden met deelnemers: verzenden van een bevestiging van deelname, toezenden informatiemateriaal;
- verzorgen van badges;
- verzorgen van deelnemerslijsten.
3) Internet
Ontwerpen van een website:
- hierop kunnen deelnemers zich online registreren voor de bijeenkomst;
- potentiële deelnemers vinden hier informatie over het betreffende congres;
- de informatie wordt voortdurend geactualiseerd.
M.organiseert beschikt over een eigen congresdashboard en digitale aanwezigheidsregistratie. Het congresdashboard wordt beschikbaar gesteld aan alle deelnemers. Op het dashboard is het programma te volgen, de groepsindeling te zien, informatie over de sprekers terug te vinden en er kan online geëvalueerd worden.
4) Programma en sprekers
- adviseren betreffende tijden en programma indeling, rekening houdend met wensen van sprekers en organisatiecomité;
- coördineren van de organisatorische afspraken met sprekers (waaronder declaraties, wensen audiovisuele middelen, reis- en hotelboekingen);
- corresponderen met sprekers omtrent het aanleveren van samenvattingen en PowerPointpresentaties;
- bewaken van deadlines;
- ontvangen en begeleiden van sprekers tijdens het congres.
5) Drukwerk en mailing
Begeleiding bij de opmaak van de volgende items:
- huisstijl, briefpapier, enveloppen, vooraankondiging, uitnodiging;
- programmaboek, symposiumboek;
- begeleiding van zet- en drukwerk van bovengenoemde items;
- verzenden mailing;
- het samen met het organisatiecomité maken van een promotieplan om zoveel mogelijk deelnemers te motiveren deel te nemen aan het congres.
6) Accreditatie
- aanvragen van accreditatie bij de betreffende partij(en), voor zover van toepassing;
- vastleggen studiepunten in registratie- en accreditatiesystemen;
- verzorgen van bewijs van deelname.
7) Abstract handling/symposiumboek
- verzorgen van overzichten van ontvangen abstracts;
- bundelen van abstracts en/of andere kopij.
8) Financiën
- opstellen, bewaken en eventueel bijstellen van een begroting;
- beheren van een bankrekening op naam van het congres/opdrachtgever;
- bijwerken van het deelnemersbestand, inclusief betalingen;
- indien nodig het versturen van betalingsherinneringen;
- opstellen van financiële overzichten, waaronder de definitieve eindafrekening.
9) Locatie en catering
- zoeken van en adviseren over geschikte congreslocatie;
- onderhouden van contact met de accommodatie;
- regelen van audiovisuele middelen;
- coördineren van afspraken inzake catering gedurende het congres.
10) Sponsoren en exposanten
- samenstellen van sponsorpakketten;
- contact onderhouden met sponsoren en exposanten;
- rekening houden met wet- en regelgeving, zoals CGR en GMH;
- opstellen en versturen van overeenkomsten naar aanleiding van gemaakte afspraken;
- coördineren van tegenprestaties;
- opstellen van de expositieplattegrond;
- coördineren van standbouw en opbouw van een expositie.
